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14.03.2008 - Stadt Bautzen führt ämterübergreifende Software ein

In den vergangenen Jahren nutzte die Stadtverwaltung Bautzen ein veraltetes System von Softwarelösungen, das lediglich spezielle Aufgaben unterstützte. Um das ämterübergreifende Arbeiten zu erleichtern, entschied man sich für eine schrittweise Neueinführung von Software, die nicht nur eine zentrale und moderne Datenbank besitzt, sondern auch Importmöglichkeiten für alte Datenbestände bietet. Außerdem war eine komfortable Bedienoberfläche ein wichtiges Kriterium für die neue Software. Bei der Ausschreibung hatte sich die ARCHIKART Software AG aus dem südbrandenburgischen Lauchhammer durchsetzen können. Im Frühjahr 2007 begann man mit der Einführung des Liegenschaftsinfomations- und -managmentsystems ARCHIKART. Und so konnten mittlerweile in der Stadtverwaltung Bautzen bereits zahlreiche Verwaltungsvorgänge homogenisiert und zentralisiert werden.

Von der konkreten Situation der Verwaltung Bautzens ausgehend wurde zunächst mit den ARCHIKART-Anwendungen Flurstücksverwaltung, Miet-, Pacht- und Erbbaurechtsverträge sowie der Baugenehmigungsverwaltung und Beitragsberechnung nach Baugesetzbuch und Kommunalabgabengesetz begonnen. Grundlage dafür waren Schulungen und die Übernahme von aktuellen Daten des Automatisierten Liegenschaftsbuches (ALB). Damit die Einnahmen durch Mieten und Pachten ohne Medienbruch in das System des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens übernommen werden konnten, wurde eine entsprechende Schnittstelle eingerichtet. Somit entsteht keine doppelte Buchungsarbeit.

Mit dem Web-Geoinformationssystem "ARCHIKART-Karthago" entstand dabei eine Verbindung zwischen den Sachdaten und einer Grafik. Dies steigert die Anschaulichkeit der Anwendung beispielsweise die Verbindung von ALB und Automatisierter Liegenschaftskarte (ALK) enorm, so Steffen Biedermann, Abteilungsleiter Datenverarbeitung bei der Stadt Bautzen. Außerdem erleichtere die sofortige Visualisierung der Geodaten die Arbeit.

Ein nächster Schritt war die Einführung der ARCHIKART-Inventarverwaltung. Diese ermöglicht es der Stadt, das Inventar datenbankgestützt zu verwalten. Das Inventar wird mit einem Barcode gekennzeichnet und eingescannt. Dies soll auch zukünftige Inventuren erleichtern. Da bewegliches Inventar in der Regel an Gebäude gebunden ist, müssen alle Gebäude der Stadt systematisch erfasst werden. Darauf aufbauend will man noch 2008 erste Schritte in Richtung Facility Management vorbereiten, sagt Biedermann. Eine Ablösung diverser Exceltabellen bringe dabei die ARCHIKART-Straßenverwaltung. Das Straßenbestandsverzeichnis wird mit ARCHIKART aufgebaut und geführt. Das Erfassen von Daten für die erforderliche Bewertung des aktuellen Straßenzustandes bei der Erstellung der Eröffnungsbilanz für das Neue kommunale Finanzmanagement sei außerdem in Planung.

"Sicherlich geschieht die Einführung nicht ohne Mühe. Aber dem Ziel für zahlreiche Verwaltungsvorgänge mit ARCHIKART eine homogene und funktionale Anwendung einzusetzen sowie einen strukturierten, zentralen Datenbestand zu führen, ist die Stadt Bautzen mit ARCHIKART schon näher gekommen", resümiert Steffen Biedermann. Der endgültige Abschluss des Projektes wird ihm zufolge noch bis 2009 dauern.

(14.03.2008 / Quelle: saxxess.com / Stadt Bautzen / Bild: ARCHIKART Software GmbH)