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24.07.2006 - Saarländisches Ministerium setzt auf sächsische Lösungen

Das saarländische Ministerium für Wirtschaft und Arbeit in Saarbrücken vereinfacht jetzt seine interne Umstrukturierung mit Hilfe der Software GVPL (Geschäftsverteilungsplan) der Dresdner Stella Systemhaus GmbH. Die Lösung ist Bestandteil der speziell auf Behörden abgestimmten Software-Suite ID (Innerer Dienst). Sie unterstützt das Ministerium bei der derzeitigen Erstellung einer neuen Aufgabenstruktur und macht die Verteilung auf die Organisationseinheiten und deren Mitarbeiter transparent.

So soll der organisatorische und zeitliche Aufwand durch den Einsatz des GVPL-Tools erheblich minimiert werden: Zeiteinsparungen von bis zu 50 Prozent in den mit dem Geschäftsverteilungsplan zusammenhängenden Prozessen rund um Erstellung, Dokumentation und Veröffentlichung sind möglich.

Die Software von Stella Systemhaus erlaubt es außerdem, die neuen Aufgabenstrukturen in mehreren Varianten zu planen. Der so erreichte Überblick erleichtert die Entscheidungsfindung für eine endgültige Variante.

Dem aktuell laufenden Verwaltungsumbau im saarländischen Ministerium für Wirtschaft und Arbeit war eine Organisationsuntersuchung vorangegangen. Die daraus resultierenden Umstrukturierungen bedeuten durch die Zusammenlegung bzw. Trennung von Referaten und Abteilungen einen hohen organisatorischen und zeitlichen Aufwand.

Der komplexe Prozess der Neustrukturierung ist ohne elektronische Unterstützung kaum mehr zu bewältigen. Daher entschied man sich für den Einsatz des Softwaremoduls GVPL, mit dem sich neue Aufgabenstrukturen in mehreren Varianten planen lassen. Dabei können bestehende Varianten als Vorlage für die neue Aufgabenstruktur genutzt werden. Zudem verschafft sich die Behörde durch den Einsatz der Variantenplanung einen Überblick über ihre Möglichkeiten und erleichtert somit die Entscheidungsfindung für die endgültige Aufgabenstruktur.

Bei der Erstellung oder Änderung des Geschäftsverteilungsplans können nicht zugeordnete Aufgaben einfach erkannt werden. Eine aufwändige Überprüfung in einem Dokument entfällt. Durch die Integration der DMS-Komponente (Dokumenten-Management) WinREG kann effektiv auf die eine bestimmte Aufgabenverteilung stützenden Dokumente und Verfügungen zugegriffen werden. Entscheidungswege können damit ohne langwierige Recherchen offen gelegt werden.

Die Publizierung des fertigen Geschäftsverteilungsplans als Papier- oder elektronisches Dokument kann entfallen. Der fertige GVPL wird automatisch im Intranet publiziert und ist damit sofort jedem Mitarbeiter zugänglich.

Die Programmsuite ID (Innerer Dienst) ist eine modulare Produktfamilie für Aufgaben des Inneren Dienstes. Neben den Modulen "Grunddaten" zur Stammdatenverwaltung und "GVPL" für die Geschäftsverteilungsplanung enthält es noch die Module "Inventar-S" für die Bestandsverwaltung, "B-THEK" zur Bibliotheksverwaltung und "NRPl" für die normative Raumplanung.


Das 1991 gegründete Unternehmen Stella Systemhaus GmbH realisiert ERP-Lösungen für Verwaltungen. Die Systeme werden in über 100 Einrichtungen von mehr als 28.000 Benutzern verwendet. Zum Portfolio der Eigenentwicklungen zählt Software auf den Gebieten Dokumentenmanagement, Verschlusssachenverwaltung, Inventar- und Ressourcenverwaltung, Fördermittelverwaltung, Geschäftsverteilungsplanung, Haushaltsaufstellung/Mittelbewirtschaftung sowie Bibliotheksverwaltung.

(24.07.2006 / Quelle: saxxess.com / Stella Systemhaus GmbH / Bild: Stella Systemhaus GmbH )