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25.03.2008 - "forcont factory" vereinfacht Gremienarbeit der Kommunalen Wasserwerke Leipzig

Wie Unternehmen Arbeitsaufwand verringern und Papier sparen können, zeigt der Einsatz der elektronischen Gremienakte bei der KWL - Kommunale Wasserwerke Leipzig GmbH. Dort entschied man sich für die Einführung des webbasierten Dokumenten-Management-Systems "forcont factory" des Leipziger Softwarehauses forcont business technology. Inzwischen sind bereits 14 der 15 Gremien weitestgehend auf die papierlose Arbeit mit der Software "umgestiegen". Nur für den KWL-Aufsichtsrat werden die Dokumente in Papierform derzeit noch vorgehalten. Aber - davon ist Sven Golz, Projektleiter Dokumentenmanagement und Archivierung, überzeugt - auch hier ist es nur noch eine Frage der Zeit, bis man das Papier abschafft. Zu groß seien die Vorteile, die in den anderen Gremien des Unternehmens erkannt wurden.

Die intuitive Bedienung habe dazu wesentlich beigetragen: "Der gesamte Schulungsaufwand beläuft sich auf eine 10-minütige Präsentation der Funktionalität der elektronischen Gremienakte - wenn man das überhaupt als Schulung bezeichnen kann", erzählt Sven Golz. "Anschließend kann wirklich jeder, der einen Internet-Browser bedienen kann, mit der elektronischen Gremienakte arbeiten."

Sorgfältige Vorbereitung - das A und O für den Besprechungserfolg
Wie in allen Unternehmen gibt es bei der KWL verschiedene Gremien, die sich turnusmäßig zusammensetzen. Ob Aufsichtsrat, Gesellschafter, Geschäftsführer, Bereichsleiter oder Bauausschuss: Besprechungen sind notwendig, wenn es darum geht, wichtige Entscheidungen vorzubereiten oder zu treffen. 12 bis 15 Teilnehmer sind keine Seltenheit, so dass nur durch straffe Vorbereitung die effiziente Abwicklung der Besprechung sichergestellt werden kann. Eine klar strukturierte Tagesordnung, Sammlung und rechtzeitige Bereitstellung (d. h. zwei bis drei Tage vor Besprechungstermin) der themenrelevanten Unterlagen, Aufbereitung von Präsentationen - all das ist Voraussetzung für einen reibungslosen und ergebnisorientierten Sitzungsverlauf.

Allein die ca. 20 Sitzungen der Geschäftsführer mit allen Bereichsleitern, durchschnittlich fünf Aufsichtsratssitzungen im Jahr sowie die ungefähr zwölf Lenkungsausschüsse des Programmmanagements im Jahr ziehen einiges an Aufwand nach sich. Insgesamt 15 verschiedene Gremien halten bei der KWL rund 100 Besprechungen im Jahr ab. Bis zur Einführung der auf "forcont factory" basierenden Gremienakte war es Aufgabe der jeweiligen Sekretariate bzw. Besprechungsverantwortlichen, dafür zu sorgen, dass sämtliche Unterlagen termingerecht und aktuell zur Besprechung ausgedruckt zur Verfügung standen.

"Fünf bis elf Tagesordnungspunkte mit durchschnittlich zwei Dokumenten, das waren häufig ganze Aktenberge, die für eine Gremiensitzung gedruckt, kopiert und sortiert werden mussten. Nicht selten war das mit Stress und Hektik verbunden, wenn sich kurzfristig Änderungen ergaben, so dass Dokumente erneut ausgedruckt und einsortiert werden mussten, der Aufwand für das Büro war beträchtlich", erinnert sich Grit Göhner, Leiterin des Büros der Geschäftsführung.

Sämtliche Unterlagen online verfügbar - nicht nur zur Vorbereitung
Geschäftsführer- und Bereichsleitersitzungen werden bei der KWL mittlerweile komplett papierlos abgewickelt. Auch heute sind Sekretariate bzw. Besprechungsverantwortliche für die durchgängige Bereitstellung der erforderlichen Dokumente zuständig. Die ganze Abwicklung erfolgt in der elektronischen Gremienakte. Muster der Tagesordnung in der "forcont factory" erleichtern die Vorbereitung. Steht die Tagesordnung fest, werden die verschiedenen Dokumente den einzelnen Tagesordnungspunkten zugeordnet. Sobald die Unterlagen vollständig sind, wird die Akte freigeschaltet und die Mitglieder des Gremiums werden darüber informiert, um eine inhaltliche Vorbereitung sicherzustellen.

Bei der Gremiumssitzung erfolgt dann die gesamte Präsentation über Beamer direkt aus der forcont-factory-Gremienakte. "Diskussionen sind anhand der online dargestellten Dokumente genauso gut möglich, wie anhand von Papier. Wenn nicht sogar besser, weil alle genau die gleichen Seiten vor sich haben", sagt Sven Golz. Die Teilnehmer können die Präsentationen über drei Bildschirme verfolgen. Die Erfahrung habe gezeigt, dass sich die Beteiligten auch anhand der elektronischen Unterlagen vorbereiten. Ein wahlloser Ausdruck der Unterlagen erfolgt nach der anfänglichen Eingewöhnungsphase nicht mehr.

Im Nachgang zu einer Gremiensitzung werden alle Ergebnisdokumente in der Gremienakte abgelegt. Da die Unterlagen automatisch über die "forcont factory" revisionssicher - und damit gesetzeskonform - archiviert werden, sind Entscheidungsprozesse auch Jahre später lückenlos nachvollziehbar, so forcont. Für den Aufsichtsrat wurden rückwirkend sämtliche wichtige Unterlagen aus den Aufsichtsratssitzungen der vergangenen fünf Jahre in der "forcont factory" nachdokumentiert. Zum jetzigen Zeitpunkt fehlt lediglich eine sehr geringe Anzahl von Dokumenten.

Dabei können die Teilnehmer aller Gremien auch von außerhalb auf die Unterlagen zugreifen. Hier sieht Golz einen besonderen Pluspunkt für den Einsatz der Gremienakte im Aufsichtsrat: Ob Gesellschaftervertreter oder Arbeitnehmervertreter - jedes Aufsichtsratsmitglied hat die Möglichkeit, Unterlagen zu recherchieren, und kann die gewünschten Unterlagen kurzfristig und unkompliziert einsehen. Gab es in der Vergangenheit bspw. bereits eine Entscheidungsvorlage, eine Rohrleitung in der XY-Straße zu verlegen? Warum wurde dieser zugestimmt oder warum kam es nicht zur Durchführung?

Auch die Stimmbotschaften der Aufsichtsräte - die persönlichen Bemerkungen jedes Einzelnen zu den jeweiligen Beschlüssen - werden festgehalten. Das der elektronischen Gremienakte zugrunde liegende Berechtigungskonzept garantiert dabei gleichzeitig, dass jeder Zugriffsberechtigte wirklich nur genau das sieht, was er oder sie auch sehen darf. Dem Software-Unternehmen zufolge sei es ausgeschlossen, dass vertrauliche Dokumente elektronisch in die falschen Hände geraten. Wer keinen Zugriff auf bestimmte Dokumente hat, erfährt nicht einmal, dass diese existieren.

"Der wirtschaftliche Erfolg der KWL hängt nicht zuletzt von effizienten Verwaltungsprozessen ab. Weniger Papier, geringerer Vor- und Nachbereitungsaufwand, aktueller und gleichartiger Informationsstand bei allen Beteiligten, langfristig einfach nachvollziehbare Entscheidungsprozesse - dank der vielfältigen Vorteile, die wir durch den Einsatz der forcont-factory-Gremienakte erzielen, konnten wir unsere Verwaltungsprozesse weiter verschlanken", fasst Sven Golz die Ergebnisse nach einem Jahr Einsatz zusammen.

(25.03.2008 / Quelle: saxxess.com / forcont / Bilder: Bild 1: Kommunale Wasserwerke Leipzig GmbH, Bild 2: forcont)