Technologien
Information ist noch kein Wissen oder: der lange Weg zum Information Worker
Die Menge der zu verarbeitenden Informationen wächst ständig. Von 1990 bis heute sprechen Experten von einer Verfünffachung der zur verarbeitenden Informationen. Kristina Wagner, Fraunhofer IAO (Institut Arbeitswirtschaft und Organisation), Leiterin Competence Center Innovationsmanagement, erläutert die Situation auf die Arbeitswelt bezogen: "Im Kontext der Entwicklung und Schaffung wissensintensiver Produkte und Dienstleistungen wäre heute ein einzelner Mitarbeiter einfach überfordert, weil er die große Menge an Informationen nicht mehr alleine verarbeiten kann bzw. weil er die Zeit dazu auch nie und nimmer hätte. Man denke hier an umfangreiche Dokumentationen oder Handbücher zu Maschinen oder zu IT-Lösungen, an Ausschreibungen und an Angebote." Zur Erstellung solcher Dokumente mit komplexem Inhalt bedarf es a) der Recherche des Einzelnen von bereits vorhandener Informationen und b) dem Zusammentragen der relevanten Informationen zu einem Dokument dann wieder in Teamarbeit. "So ist denn auch die Organisationsstruktur der meisten Unternehmen heute schon durch eine stark verteilte Teamstruktur geprägt. Die Mitarbeiter eines Fachbereichs sind über mehrere Standorte verteilt, arbeiten in wechselnden Projektteams", beschreibt Kristina Wagner die gegenwärtige Situation.
Dazu kommt die Tendenz, externe Partner oder freie Mitarbeiter nahtlos in die Teams und deren Arbeitsprozesse zu integrieren. Die Leistungsfähigkeit verteilter Teams ist insbesondere von der verfügbaren Infrastruktur abhängig, um verteilt qualitativ hochwertige Ergebnisse zu produzieren, sich abzustimmen und die gemeinsamen Ziele sowie Arbeiten koordinieren zu können. Vorhandene Softwareanwendungen stoßen hier oft ihre Grenzen, dazu Ilja Hauß, Geschäftsführer Communardo Software GmbH, Dresden: "Die Microsoft SharePoint-Technologie beispiels¬weise bietet hier eine passende Infrastruktur mit nahtloser Integration in die Office- und Serverwelt. So stehen auch entsprechende Tools und Lösungen bereit, die speziell für die Anforderungen des Managements und der Arbeitsprozesse verteilter Teams und Fachbereiche entwickelt wurden - die allerdings heute noch in den wenigsten Unternehmen ihren Einsatz finden."
Im Idealfall kann also jeder Teamarbeiter Dokumente und andere Informationen im Intranet oder Extranet für sein Team oder für ein größeres Auditorium publizieren und für den Zugriff legitimieren. Das Beispiel ,Angebotserstellung' soll das Gesagte verdeutlichen: Ein Angebot setzt sich aus einer Vielzahl von Einzel-Dokumenten unterschiedlicher Autoren aus verschiedenen Abteilungen (Marketing, Produktmanagement, Rechtsabteilung, Produktion) zusammen: Angebotskonzept, Vertrag, AGBs, Produktspezifikationen, Skizzen, Preisliste u.v.m. All diese Dokumente sind an einer Stelle, stets aktuell und rund um die Uhr verfügbar. Das sollte heute auch so ein, denn die Mitarbeiter sind in ihren Tätigkeitsbereichen lange nicht mehr so funktional voneinander getrennt wie noch vor Jahren. Bei solchen Erstellungsprozessen, bei der Produktion von komplexen Inhalten handelt sich also um echte Projektarbeit, die nicht - wie früher - nach Abteilungen getrennt von statten geht.
Der Planungsprozess selbst wird von EPM-Systemen (Enterprise Project Management), die Verwaltung der Ergebnisse schließlich von DMS-Systemen (Dokumenten-Management) unterstützt. Diese beiden System-Welten haben erst einmal nichts miteinander zu tun und für die dazwischen liegende Inhaltsproduktion gab es bis dato auch keine entsprechende IT-Unterstützung. Lösungen auf Basis von Microsoft SharePoint hingegen unterstützen diesen Prozess von der Planung über die Produktion bis hin zur Verwaltung und Archivierung von solch komplexen Inhalten - und das alles innerhalb des laufenden Betriebs und der gewohnten MS Office-Umgebung mit MS Project u.a. sowie vorhandenen DMS- und E-Mail-Systemen. In der Vergangenheit wurde diese Art der Inhaltsproduktion - Redaktionssysteme von Verlagen einmal ausgenommen - fast ausschließlich per E-Mail unterstützt und überhaupt ermöglicht - inklusiver aller dazugehörigen Probleme wie etwa Dubletten, Fehlersuche und Zeitverlust.
So kann eine Angebotserstellung eines Maschinen- und Anlagenbauers nach Vorlage der Ausschreibung - inkl. Vorentwicklungen und Konzeption - bis zu 250.000 Euro verschlingen: und dieser Invest ist zu bewältigen, ohne auch nur 1 Euro verdient zu haben. Diese hohe Summe ist zwangsläufige die unangenehme Folge von doppelt ausgeführten Arbeiten, von unklarer Abstimmung und Koordination, sprich: von schlechter Organisation, bedingt durch das Fehlen entsprechender Technologie und Tools. Dieser Team-Prozess kann jedoch heute durch innovative Lösungen beschleunigt, die Kosten deutlich reduziert und damit ein Unternehmen wettbewerbsfähig(er) gemacht werden. Es ist wie in einem virtuellen Büro; dort werden - wie auch in einem ,realen' Büro - im Team Abstimmungen getroffen, Pläne entworfen, Aufgaben verteilt. Doch dabei sind alle relevanten Informationen in digitaler Form nur einmal vorhanden, sprich: einzelne Mitglieder dieses Team(-Offices) greifen denn auch immer auf dieselbe, aktuelle Version eines Dokumentes zu. Das Alles hat angenehmerweise ein strukturiertes Arbeiten und im Endergebnis auch ein strukturiertes Dokument, einen strukturierten Inhalt zur Folge, der jederzeit im Unternehmen wieder verwertbar ist. "Die dahinter stehende Idee der virtuellen Teams existiert schon länger, wurde aber in der Vergangenheit nicht auf diese Weise und entlang der ganzen ,Supply Chain' bei der Produktion komplexer Inhalte von entsprechenden IT-Technologien und -Systemen unterstützt", ergänzt Kristina Wagner.
Die tägliche Arbeit des ,Wissensarbeiters' in einem virtuellen Office besteht genau darin, dass er in einem oder gar in mehreren Projekten dieser Art involviert ist. An seinem Arbeitsplatz, also etwa Outlook, sieht der Wissensarbeiter auf einen Blick sein Team, die Aufgaben, die Informationen, den Fortgang eines Projekts, aber nicht im Sinne eines ,personal outlook', sondern auf das Team und seine Mitglieder verteilt. Und genau in dieser Umgebung wird der Prozess der Produktion komplexer Inhalte - der in der Realität z.T. noch sehr chaotisch verläuft - optimiert. Damit einher geht auch die Zunahme der Kreativität, weil wesentlich mehr Personen an diesem Prozess beteiligt sein können - ohne Verlust der Struktur und Qualität des Ergebnisses. Dieser ,Information Worker-Ansatz' basiert auf der Annahme, dass die Hauptwertschöpfung heute darin besteht, Lösungen und neue Inhalte zu generieren und nicht in der Abwicklung von Routineprozessen. Die Frage lautet: Wie ich kann ich diese Inhaltsproduktion im Team optimieren? Heute werden beispielsweise im Softwareumfeld Projektdokumentationen im Team schon über Wikis erstellt, so dass jedes Mitglied in Echtzeit den Arbeitsstand der anderen Mitglieder einsehen kann. Für komplexere Aufgaben wäre dann etwa die bereits erwähnte SharePoint-Technologie einsetzbar, auf deren Basis man planen sowie Workflows im Hintergrund zur Absicherung einsetzen kann, dazu kommen noch Schnittstellen etwa in die Archivierung und zum Reporting.
Diese Art des Arbeitens - Erstellen komplexer Inhalte - geschieht auch nie asynchron. Verläuft beispielsweise eine Videokonferenz noch synchron, so werden die anschließenden to-dos und Aufgaben heute in E-Mails und Telefonaten wieder asynchron bearbeitet. Der Information Worker von morgen geht zwar nach eine Videokonferenz auch wieder ,alleine' in sein Büro, doch greift er synchron mit seinen Kollegen auf das gemeinsame Dokument zu: es gibt keinen Bruch mehr, es gibt keine asynchronen Momente mehr, was einen Gewinn an Effektivität, Zeit sowie an Struktur und Qualität des Endproduktes bedeutet.
Und der Information Worker ist heute schon überall dort zu finden bzw. wird dort zu finden sein, wo neben einer niedrigen Fertigungstiefe Kreativität, Innovation und konzeptionelles Arbeiten an der Tagesordnung sind. Beispiele hierfür sind die klassischen Ingenieurstätigkeiten (Konstruktion, Entwicklung, Engineering, Design u.a.) im Maschinen- und Anlagenbauumfeld sowie Strategieentwicklung und Zukunfts-Management. Völlig ausgedient haben dürfte hingegen der Typ Mitarbeiter, der sich für eine Aufgabe still und heimlich für ein paar Tage oder Wochen in sein ,Kämmerlein' zurückzieht und im Anschluss daran sein Ergebnis präsentieren wird.
( / Quelle: )
